Scan-to-DATEV² – Digitalisierung per Knopfdruck!

Digitalisierung ganz einfach per Scanner

Viele kleine mittelständische Unternehmen wollen oder müssen es sogar: Belege digital mit ihrem Steuerberater austauschen und revisionssicher archivieren. Der Nachholbedarf ist enorm und der Handlungsdruck groß. Die Steuerkanzlei PKF WULF EGERMANN und das Mitglied im kiwiko eG IT-Expertenetzwerk BSN Büro-System-Haus Neckaralb, beide mit Sitz in Balingen, bieten daher mit Scan-to-DATEV² eine ebenso effiziente wie unkomplizierte Lösung des Herstellers Brother an – und rennen damit bei den Mandanten offene Türen ein.

Referenz: KMU – Digitaler Belegaustausch mit dem Steuerberater auf Knopfdruck

Ausgangssituation

Lange Zeit war ein webbasierter Dienst von DATEV für den elektronischen Belegaustausch für viele KMU der einzige digitale „Draht“ zu ihrem Steuerberater. Als DATEV den abgekündigten Dienst schließlich einstellte, war der Aufschrei groß. „Bei mir lief das Telefon heiß, weil Mandanten händeringend Rat suchten, wie sie ihre Papierbelege – etwa Rechnungen – digital erfassen und in der DATEV-Umgebung bereitstellen können, damit wir diese verbuchen können“, berichtet Marion Langenau, IT-Verantwortliche bei PKF WULF EGERMANN. Da die Steuerkanzlei, wie viele andere auch, ausschließlich digital arbeitet, musste daher zügig eine Lösung her.

Lösung

In dieser Situation kam Michael Laub, Geschäftsführer von BSN, auf Marion Langenau zu: Er habe mit Scan-to-DATEV² einen unkomplizierten und attraktiven Ersatz für den DATEV-Dienst. Die Lösung besteht aus einem Scanner oder Multifunktionsgerät des Herstellers Brother, ausgestattet mit einem Softwarepaket des Cloud- und Datenarchivierungsspezialisten D².

Ein Pilotkunde war rasch gefunden. BSN installierte ein Brother Multifunktionsgerät und aktivierte die Lizenzen. Für die Plug & Play-Inbetriebnahme hatte BSN das Gerät vorkonfiguriert und in Absprache mit Marion Langenau auf dem Touch-Display die Tasten für die erforderlichen Belegarten angelegt. Der Kundensachbearbeiter braucht nur die entsprechende Taste wie z. B. „Eingangsrechnung“ zu drücken, dann wird der Beleg anhand der URL-Adresse des Zielservers direkt in den gleichnamigen Ordner in der DATEV-Cloud gescannt. Was Scan-to-DATEV² noch auszeichnet, ist die bidirektionale Konnektivität: „Wenn wir z. B. eine neue Belegart „Kasse“ in DATEV anlegen, wird automatisch eine neue Taste „Kasse“ auf dem Brother-Gerät erzeugt. Der Mandant braucht nichts zu tun und ist immer auf dem aktuellen Stand“, betont Marion Langenau.

Als nächstes wurde über das integrierte Dokumentenmanagementsystem ein revisionssicheres Datenarchiv eingerichtet. Abschließend wurde der Belegfluss durch das Unternehmen automatisiert. Dazu wurden Standards definiert, wer welchen Beleg prüfen und freigeben muss, und diese Abläufe dann in einem mehrstufigen Workflow abgebildet.

„Teilweise wurden per E-Mail eingegangene Belege zur Freigabe erst ausgedruckt und durchliefen dann in Papierform das Unternehmen. Mit dem Ergebnis, dass keiner wusste, wo der Beleg gerade lag“.

Marion Langenau, IT-Expertin PKF WULF EGERMANN

Dank des durchgängig elektronischen Workflows geht kein Beleg mehr verloren oder bleibt unbearbeitet liegen. Das spart Zeit und ermöglicht ein zeitnahes Verbuchen. Was wiederum für das Reporting wichtig ist, um belastbare Kennzahlen – etwa zum Cashflow – zu erhalten, oder um Außenstände einzutreiben.

Zusätzliche Entlastung schafft das digitale Archiv. Anstatt Belege, Verträge oder andere geschäftliche Dokumente in Kartons zu lagern, werden diese jetzt GoBD-konform gespeichert. Das aufwändige Durchforsten von Papierstapeln entfällt. Denn mithilfe der OCR-Volltexterkennung lassen sich Dokumente mit wenigen Mausklicks auffinden und weiterleiten. Durch den browserbasierten Zugriff ist das Archiv von jedem Endgerät sowie vom Homeoffice aus nutzbar. Und dank der rollenbasierten Rechtevergabe werden Datenschutzvorgaben zuverlässig umgesetzt. „Mit BSN und Scan-to-DATEV² sind wir sehr gut aufgestellt. Die Resonanz bei unseren Mandanten ist überaus positiv. Denn sie ersparen sich das lästige Sammeln und Suchen von Papierbelegen und damit viel Zeit und Mühe. Indem sie Belege digital bearbeiten und aufbewahren, vereinfachen sie ihre Buchführung und die Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater. Dadurch profitieren alle Seiten von deutlich reduzierten Prozesskosten“, resümiert Marion Langenau.

Kunde

Die Steuer- und Wirtschaftskanzlei PKF WULF EGERMANN in Balingen betreut und berät mit rund 80 Mitarbeitern zahlreiche mittelständische Unternehmen rund um die Themen Steuern sowie digitale Finanzbuchhaltung und Lohnbuchführung. Als Teil der PKF WULF GRUPPE bildet PKF WULF EGERMANN mit weiteren Mitgliedsunternehmen eines der leistungsfähigsten Beratungs- und Prüfungsnetzwerke in Deutschland.

Lösung

Brother Scan-to-DATEV²

Lösungsanbieter

Das BSN Büro-System-Haus Neckaralb ist Lösungsanbieter für die moderne und digitale Bürokommunikation. Kunden erhalten leistungsfähige Systeme einschließlich perfekt abgestimmter Softwarelösungen und Services für den optimalen Einsatz aus einer Hand. Abgerundet wird das Portfolio durch eine Rundum-Betreuung über den gesamten Lebenszyklus der Lösung sowie bedarfsgerechte Leistungen wie Managed Print Services.